Für Management, Rechtsabteilung und IT.
In Unternehmen und Verwaltung.
Zur Vermeidung auch von Korruption.

Nicht nur in Rechnungswesen und Buchhaltung, sondern auch im Vertragswesen sind mehr denn je sofortiger vollständiger Überblick, Kontrolle und Transparenz zwingend erforderlich. Andernfalls werden wichtige Leistungspflichten und Ansprüche übersehen, Fristen für Kündigung, Verjährung, Geltendmachung von Ansprüchen, etc. versäumt. Dies kann zu erheblichen Schäden im Unternehmen und zu Schadensersatzpflichten von Management und Mitarbeitern führen.

Begriffe wie Corporate Governance und Compliance umreißen die Pflichten für Unternehmen und Organe, genau und sorgfältig gesetzliche und vertragliche Pflichten zu beachten, um Haftungsrisiken auszuschließen und zumindest zu reduzieren. Gesetzliche Vorschriften wie die §§ 9, 30, 130 Ordnungswidrigkeitengesetz bedrohen vertretungsberechtigte Organmitglieder bei schuldhafter Verletzung von Aufsichtsmaßnahmen ebenso wie der Untreueparagraph § 266 StGB bei Pflichtverletzungen mit Bußen und Strafen. Aufsichtsmaßnahmen sind deshalb erforderlich. Die geeignete Organisation im Unternehmen muss geschaffen werden, um den Eintritt von Schäden zu vermeiden. Dazu gehören auch die Erfassung von Verträgen, die Kontrolle und Dokumentation von Vertragsinhalten.

Heutzutage muss man dazu auch
Datenbanken und IT-Systeme einsetzen.

Die Anforderung zum Einsatz der IT im Vertragswesen richtet sich nicht nur an das Management, sondern auch an die Rechtsabteilung und die IT-Abteilung. Die Rechtsabteilung ist verantwortlich für Auswahl und Empfehlung eines geeigneten Systems. Die IT-Abteilung muss dies proaktiv unterstützen und das erworbene System in die vorhandene IT-Landschaft integrieren. Das Management muss die Anschaffung veranlassen.

Wie unterstützt nun die Datenbank von LuxxData Contract Management, Rechtsabteilung und IT-Abteilung bei einer Lösung dieser Aufgabe? Nicht nur durch die geordnete Ablage der eingescannten Verträge des Unternehmens. Nicht durch die bloße Speicherung des Workflows im Prozess der Entstehung von Verträgen.

Entscheidend ist vielmehr die strukturierte Erfassung des wesentlichen Kerninhaltes von rechtswirksam abgeschlossenen Verträgen auf einen Blick, verbunden mit der Beachtung der internen Compliance-Regelungen im jeweiligen Unternehmen. Hinzukommen müssen automatische Fristenkontrolle, Wiedervorlage und Datenüberwachung mit automatischer Rückmeldung an MS Outlook®. Erforderlich ist ferner die Gewährleistung von Vertraulichkeit und die Zuteilung individueller Eingabe-, Lese- und Schreibberechtigungen mit Zugangsrechteverwaltung. All dies leistet LuxxData Contract. Das System enthält vordefinierte Vertragstypen und ist einfach erweiterbar. Es ermöglicht die Abbildung auch komplexer Vertragsstrukturen und enthält leistungsfähige Überwachungs- und Compliancefunktionen. Leistungsfähige Auswertung- und Berichtsfunktionen mit integriertem Listengenerator sind Teil des Systems, ebenso wie juristische Hilfefunktionen.

Wirtschaftsanwälte kennen Vertragsstrukturen und haben deshalb aus langjähriger täglicher Arbeitspraxis die Datenbank LuxxData Contract für die Vertragspraxis im Unternehmen mit genau diesen Funktionen und Möglichkeiten entwickelt. Grundprinzip von LuxxData Contract ist dabei die Übernahme des modularen Gesetzesaufbaus für unterschiedliche Vertragstypen mit der Wiedergabe der Kerninhalte des jeweiligen Vertragstyps. Das System ermöglicht den Überblick über jeden Vertrag auf einen Blick, synchronisiert die Termine des Vertrages mit MS Outlook® und schafft damit Transparenz und Sicherheit im Umgang mit den Verträgen.

Für Bank, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Anwalt des Unternehmens ist die schnelle Übersicht über die wesentlichen Verträge eine wichtige Arbeits- und Entscheidungshilfe. Berater und Mitarbeiter verlieren keine Zeit und machen keine Fehler im Umgang mit den Verträgen des Unternehmens – das spart Zeit und Geld und minimiert Risiken, verhindert Schäden und reduziert Haftungsrisiken.