Die beste Art Ihre Verträge zu archivieren

Abb. Verträge archivieren mit Luxxdata

Die Datenbank enthält alle Verträge, die Sie archivieren lassen – einfach, schnell und jederzeit wieder abrufbar. Vertragsarchivierung des gesamtes Vertragsbestandes, den das Unternehmen archivieren will, ist so denkbar einfach und effektiv.

Zum einen wird jeder rechtwirksam abgeschlossene Vertrag komplett eingescannt und archiviert. So kann er nicht mehr verloren gehen oder verlegt werden. Selbst wenn der Vertrag verbrennt, gestohlen wird, abhanden kommt dient der eingescannte Vertrag als unzerstörbares Beweismittel sogar im Urkundsprozess bei Gericht.

Zum anderen aber – und das ist das Entscheidende am Datenbanksystem und Vertragsmanagementsystem LuxxData Contract – werden die wichtigen Strukturmerkmale des Vertrages (Module) in dafür entweder bereits standardisiert vorhanden oder neu angelegten Erfassungsfeldern der Eingabemaske eingetippt und werden automatisch gespeichert. Module sind z.B. die Vertragspartner, das Abschlussdatum, die Art des Vertrages (Arbeitsvertrag, Kaufvertrag, Darlehensvertrag, Gesellschaftsvertrag etc – bereits vom System standardisiert als Module von Wirtschaftsanwälten vorgegeben, jederzeit durch Sie beliebig abänderbar). Das sind ferner zusätzlich alle weiteren für das Contract Management wichtigen Informationen »auf einen Blick« aus dem konkreten Vertrag: kennzeichnende  Begriffe, Zahlen oder ein Daten.

Zum Beispiel bei einem Arbeitsvertrag:

Personaldaten, Standort, Abteilung, Fristablauf Probezeit (=> Meldung an Outlook), Kündigungsfristen (=> Meldung an Outlook), Gehalt – und zusätzlich auch alle mit dem Mitarbeiter »verbundenen Verträge« wie Leasingvertrag  für den Dienst-PKW mit allen wichtigen Vertragsdaten, ebenso Handy-Vertrag des Mitarbeiters, weitere Funktionen. Eben alles was das Vertragscontrolling auf einen Blick wissen muss und was in Outlook verfolgt werden muss.

Oder bei einem Kaufvertrag:

Kaufgegenstand, Preis, Einmal-Zahlungstermin oder Ratenzahlungstermine (=> Meldung an Outlook), Gewährleistungsfrist (=> Meldung an Outlook), Rücktrittsfrist (=> Meldung an Outlook). Und so weiter. Vertragsarchivierung kinderleicht gemacht!

Zur Arbeitserleichterung enthält die von Wirtschaftsanwälten geschaffene Datenbank LuxxData Contract bereits eine Vielzahl von Modulen (jederzeit durch Sie abänderbaren) als Bestandteile von Standard-Verträgen, die besonders häufig in Unternehmen verwandt werden. Das macht die Vertragsarchivierung einfach. Leicht, einfach und rasch können Sie aber auch die Module Ihrer speziellen Vertragstypen in das System eingeben und dann diese Vertragsinhalte erfassen und archivieren.

Wichtige Compliancemodule und Vertrags-Contractmanagement Module sind mit der Vertragsarchivierung verbunden: der Listengenerator von LuxxData Contract sucht blitzschnell nach jedem einzelnen Begriff, jeder Zahl, jeder Frist die als Modul archiviert sind (Vertragspartner, Standort, Name, Gehalt von…bis, ablaufende Fristen zwischen zwei Terminen etc etc). Alle eingegebenen Daten können in Excellisten gezeigt, ausgedruckt und per mail als pdf versandt werde, alle Fristen und Termine an Outlook automatisch übergeben werden.

Vertragsarchivierung hießt aber auch, dass der Vertrag und die erfassten Angaben und Module damit Basis weiterer Be- und Verarbeitung werden. Daher muss die Archivierung vollständig und richtig sein. Kontrollmechanismen können deshalb in die Vertragsarchivierung integriert werden (4-Augen-Prinzip, Wertgrenzen, Freigabebedingungen), die vor Beendigung der Vertragsarchivierung beachtet werden müssen. Personalisierter Vertraulichkeitsschutz, individuelle Lese- und Schreibrechte, Separierung von Zugang zu bestimmten Bereichen etc sind ebenfalls Teil des Archivierungsvorganges.

Die Archivierung des vorhandenen Vertrags-Altbestandes durch Verknüpfung des vorhandenen Systems mit der Datenbank LuxxData Contract und der automatisierte Datentransfer ist in der Regel möglich, bedarf im Einzelfall näherer Prüfung.

LuxxData Contract ermöglicht so die rasche und einfache Archivierung Ihres kompletten Vertragsbestandes.